Upphandla fastighetsservice: kravlista för beställaren

Ett fastighetsserviceavtal havererar sällan på priset. Det havererar på en post som ingen tog ställning till: vem som byter lysrören i garaget, vad som gäller när ett avloppsstopp inträffar en söndagskväll, och om snöröjningen av gångstråket ingår i den löpande skötseln eller faktureras som tillkommande arbete. Kravlistan nedan har sju avsnitt: sex områden där just de tvisterna uppstår, och ett om de krav du inte kan avtala bort hur avtalet än formuleras. Hoppar du över ett avsnitt märks det inte vid anbudsöppningen. Det märks under den andra vintern, när leverantören hänvisar till avtalet och du inte hittar något som säger emot.

Vad ett förvaltningsuppdrag i grunden innehåller och vad det brukar kosta går vi igenom i vanliga frågor om fastighetsförvaltning. Här handlar det om nästa steg, alltså hur du formulerar kraven på ett sätt som håller när avtalet ska tolkas.

Först: vilka regler du själv står under

Innan innehållet spelar formen roll. En privat fastighetsägare eller en bostadsrättsförening utformar sin förfrågan i princip fritt och kan förhandla hur den vill. En kommun, en region, ett kommunalt bostadsbolag eller något annat organ som räknas som upphandlande myndighet får inte det. Då styr lagen om offentlig upphandling hur kraven får utformas, hur anbuden får utvärderas och om upphandlingen alls måste annonseras. Klargör därför vilken av de tre rollerna du har innan du börjar skriva, eftersom kraven i det offentliga fallet också måste gå att utvärdera mot kriterier som är fastställda på förhand.

Två beloppsgränser avgör vilken ordning som gäller. Direktupphandlingsgränsen i LOU ligger på 700 000 kronor. Tröskelvärdet för varor och tjänster ligger på 2 451 816 kronor för övriga upphandlande myndigheter, alltså kommuner, regioner och deras bolag och andra offentligt styrda organ, och på 1 589 140 kronor för statliga myndigheter. Beloppen gäller från den 1 januari 2026, är angivna exklusive moms och kontrollerades hos Upphandlingsmyndigheten den 30 juli 2026.

Det som fäller offentliga beställare är hur värdet räknas. Enligt 5 kap. 3 § LOU ska options- och förlängningsklausuler räknas in som om de redan hade utnyttjats. Och för en tjänst där inget totalbelopp anges gäller enligt 5 kap. 13 § att värdet motsvarar löptiden om den är högst 48 månader, medan ett avtal med längre eller obestämd löptid värderas till månadsvärdet gånger 48.

Räknat baklänges är den regeln oväntat sträng. Ett löpande fastighetsserviceavtal utan slutdatum passerar direktupphandlingsgränsen redan vid knappt 14 600 kronor i månaden, alltså omkring 175 000 kronor om året. Tröskelvärdet för en kommun nås vid drygt 51 000 kronor i månaden, ungefär 613 000 kronor om året. För ett bestånd av någon storlek är det inte mycket pengar. Den vanligaste missen hos en offentlig beställare av fastighetsservice är därför inte att kraven är dåligt formulerade, utan att upphandlingen aldrig annonserades eftersom någon räknade på en månadskostnad i stället för på ett avtalsvärde. Vill du se hur mycket kommunerna själva lägger på lokaler och fastigheter finns siffrorna kommun för kommun i Upphandlingskartan.

1. Tjänsteomfattning: gränsdragningslistan är kärnan

Gränsdragningslistan är den enda handling i ett löpande serviceavtal som ensam kan avgöra en tvist. Den talar om vem som gör vad, var ansvaret växlar och vad som ligger utanför den löpande skötseln. Branschens eget avtalssystem Aff, som ges ut av en partsneutral ideell förening och består av regelverket ABFF med tillhörande definitioner, bygger på just den logiken. Se Aff Forum för handlingarna.

Ett dåligt formulerat omfattningskrav låter alltid rimligt. ”Regelbunden tillsyn av installationer” är ett sådant. Leverantören läser in sitt eget intervall, beställaren läser in ett tätare, och skillnaden dyker upp först i en faktura eller i ett fel som ingen upptäckte. Skriv frekvens och mätbar omfattning, inte ambitionsnivå.

• Ange varje moment med intervall och omfattning. ”Rondering av undercentraler var fjortonde dag” går att följa upp. ”Löpande” gör det inte.
• Skriv ut var ansvaret växlar, yta för yta: tak, fasad, undercentral, garage, hiss, portar och portkod, tvättstuga, cykelrum, sopkärl och belysning i allmänna utrymmen.
• Dra en tydlig gräns mellan löpande skötsel och tillkommande arbete, och sätt gränsen med ett belopp eller en tidsåtgång per åtgärd i stället för med ord.
• Ange vad leverantören får åtgärda direkt utan godkännande, och vem hos dig som beslutar när gränsen passeras.
• Räkna upp ytor och antal per funktion, inte som en totalsumma. Anbudsgivaren ska inte behöva uppskatta hur mycket av tomtmarken som är gräs och hur mycket som är hårdgjord yta.
• Precisera säsongsmomenten. Vinterväghållning behöver utlösande snödjup, tidpunkt på dygnet, prioritetsordning mellan entréer och parkering samt vem som beslutar om halkbekämpning.
• Räkna upp vilka avtal och abonnemang som ska tas över eller samordnas: hiss, brandlarm, avfallshämtning, sotning och eventuella serviceavtal på tekniska system.

Hur du sedan får anbuden att bli jämförbara när underlaget väl är strukturerat beskriver vi i vår upphandlingsmall för FM-tjänster.

2. Myndighetskraven följer fastigheten, inte avtalet

Det här avsnittet finns med av ett skäl som är lätt att missa: en del krav på fastigheten ligger kvar på ägaren även när en leverantör utför arbetet. Du kan köpa utförandet. Du kan inte köpa bort ansvaret. Ett avtal som är otydligt på den punkten flyttar inget ansvar, det skapar bara en lucka där ingen gör jobbet.

Obligatorisk ventilationskontroll är det tydligaste exemplet. Enligt 5 kap. 1 § plan- och byggförordningen ska byggnadens ägare se till att ventilationssystemets funktion kontrolleras innan systemet tas i bruk och därefter vid återkommande besiktningar. Intervallen skiljer sig mellan byggnadskategorier och typer av ventilationssystem och framgår av Boverkets regler om OVK, så generalisera inte utifrån en annan fastighet i beståndet.

Brandskyddet fungerar likartat men fördelas annorlunda. Ägare eller nyttjanderättshavare ska enligt 2 kap. 2 § lagen om skydd mot olyckor i skälig omfattning hålla utrustning för släckning och livräddning och i övrigt vidta de åtgärder som behövs. Myndigheten för civilt försvar är tydlig med att ansvaret inte är solidariskt utan behöver specificeras, och pekar på hyresavtalet eller gränsdragningslistan som platsen där det görs. Avtalas inget gäller principen att fastighetsägaren ansvarar för byggnaden och de fasta installationerna, medan hyresgästen ansvarar för de organisatoriska och verksamhetsspecifika delarna.

• Ange byggnadskategori och ventilationstyp per fastighet, vem som beställer OVK-besiktningen, vem som åtgärdar anmärkningar och vem som levererar protokollet till dig.
• Fördela det systematiska brandskyddsarbetet i gränsdragningslistan, moment för moment: kontroll av släckutrustning, utrymningsvägar, brandtekniska installationer och rutiner.
• Kräv inte en skriftlig redogörelse för brandskyddet till kommunen. Kravet togs bort ur lagen den 1 januari 2021, och de föreskrifter som reglerade redogörelsen upphävdes samtidigt. Kravet lever däremot vidare i gamla kravspecifikationer som kopieras rakt in i nya förfrågningar.
• Begär dokumentationen som en leverans, inte som en tjänst: protokoll, ronderingsunderlag och avvikelser i ett format du kan läsa utan tillgång till leverantörens system.
• Skriv ut i avtalet att myndighetsansvaret ligger kvar hos dig, så att ingen part utgår från motsatsen.

3. Jour: definiera akut, annars gör leverantören det

Jouren är den post där anbud oftast skiljer sig utan att det syns. Nämner förfrågan bara ”jour” prissätter en anbudsgivare beredskap dygnet runt året om, en annan telefonsvarare med återkoppling nästa arbetsdag. Båda har svarat på frågan du ställde.

• Definiera akut med exempel i stället för med ordet akut. Vattenläcka, strömlöshet i allmänna utrymmen, värmebortfall vintertid, person instängd i hiss och obrukbar entré är sådant som antingen står i avtalet eller blir en diskussion vid varje tillfälle.
• Ange tillgängligheten per tidsfönster: kvällar, nätter, helger och storhelger. Ange också kontaktvägen och vad som händer om den inte svarar.
• Kräv beredskapen prissatt separat från utryckningen, alltså en fast post för att någon finns tillgänglig och en rörlig för att någon åker. Begär minimidebitering, framkörning och obekväm arbetstid utskrivna var för sig.
• Låt leverantören ange sina egna inställelse- och åtgärdstider per prioritetsklass i anbudet, och kräv att svaret innehåller mätpunkten: från när tiden räknas och när den slutar räknas. Då jämför du utfästelser i stället för att sätta en siffra du inte kan belägga att marknaden klarar.
• Bestäm vem som får larma jouren. Att en hyresgäst når jourtekniker direkt är bekvämt och betydligt dyrare än att ärendet går via dig, och den detaljen syns i årskostnaden.

4. Servicenivåer utan mätmetod är inga servicenivåer

En servicenivå består av tre delar: ett tal, en mätmetod och en datakälla. Saknas någon av dem har du en formulering, inte ett krav. Själva nivåsättningen och sanktionerna går vi igenom i genomgången av SLA i förvaltningsavtal, så här stannar listan vid det som ska stå i förfrågan.

• Ange start- och slutpunkt för varje tid, och vilken händelse som startar klockan.
• Ange mätmetod och datakälla. Mäts utfallet i leverantörens ärendesystem behöver du komma åt underlaget, inte bara den sammanställda siffran.
• Skilj proaktiva mått, som andel genomförda ronderingar och utfört planerat underhåll, från reaktiva mått som åtgärdstider. De förra visar om driften förebygger fel, de senare bara hur snabbt fel släcks.
• Ange rapporteringsintervall, format och vem som äger data när avtalet upphör.

5. Prismodellen och den klausul som glöms bort

Tre modeller förekommer i praktiken: fast pris för den löpande skötseln, löpande räkning för det som inte går att förutse, och en à-prislista för åtgärder som återkommer men inte varje månad. De flesta avtal använder alla tre samtidigt, och det är i skarvarna mellan dem som kostnaden växer. Ett avtal med fast pris och en generös definition av tillkommande arbete är i praktiken ett avtal på löpande räkning.

• Begär fast pris uppdelat per block i stället för en klumpsumma, så att du kan byta ut en enskild del utan att göra om hela upphandlingen.
• Kräv en à-prislista för tillkommande arbete med timpris per yrkeskategori, påslag för obekväm arbetstid, framkörningsavgift och materialpåslag i procent.
• Ange hur oförutsett arbete beslutas: vilken beloppsgräns leverantören får agera under, hur ett godkännande dokumenteras och vad som händer vid akut åtgärd utanför arbetstid.
• Skriv in en indexklausul med namngiven indexserie, basmånad, justeringsintervall och eventuellt tak. Ett serviceavtal är till största delen arbetskostnad, och Statistiska centralbyråns arbetskostnadsindex är framtaget bland annat för att göra prisjusteringar enligt avtal mellan företag. Utan klausul förhandlar ni om samma sak varje år.
• Ange hur priset ändras när mängden ändras, alltså vad som händer om beståndet växer, en fastighet säljs eller en yta byter användning.
• Är du offentlig beställare: bestäm löptiden och optionerna innan förfrågan går ut, eftersom de räknas in i upphandlingens värde och därmed avgör vilket förfarande du måste följa.

6. Miljökrav: ställ bara det du kan följa upp

Ett miljökrav som inte går att verifiera är en marknadsföringsmening som råkat hamna i ett avtal. Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier är frivilliga att använda, finns i olika nivåer och levereras med förslag på verifikat, vilket är den delen som avgör om kravet överlever avtalstiden.

• Kemikalier i städ- och rengöringsmoment: ställ krav på innehåll och dokumentation, och begär produktlistan som en bilaga som ska hållas uppdaterad. Vi går igenom den delen i detalj i artikeln om miljökrav på städning som går att följa upp.
• Växtskyddsmedel i markskötseln är redan reglerade. Enligt 2 kap. 37 § förordningen om bekämpningsmedel får de inte användas på bland annat tomtmark för bostadshus, skolgårdar, förskolegårdar samt lekplatser, parker och andra rekreationsområden som allmänheten har tillträde till. Kravet ska därför inte handla om att minska användningen, utan om vilken metod leverantören ska använda i stället.
• Fordon och maskiner: ange krav på de maskiner som faktiskt används i uppdraget och begär en fordons- och maskinlista som uppföljningsunderlag. Ett krav på leverantörens hela flotta säger inget om vad som körs hos dig.
• Avfall: ange vilka fraktioner som ska sorteras i de utrymmen leverantören sköter, och kräv rapportering av mängder om du vill kunna visa en utveckling över tid.

7. Uppföljningen avgör om resten var värd något

Här faller de flesta avtal. Kraven är skrivna, nivåerna är satta, och sedan läser ingen av dem. Ett avtal som inte följs upp går tillbaka till samma läge som ett avtal utan krav, med skillnaden att beställaren tror sig ha ett skydd.

• Boka in avstämningsmöten med fast frekvens och stående agenda redan i förfrågan, så att mötet är en avtalad leverans och inte något som ska hinnas med.
• Beskriv avvikelsehanteringen: hur en avvikelse registreras, av vem, inom vilken tid leverantören ska svara och när en avvikelse blir en formell anmärkning.
• Koppla anmärkningarna till en sanktionstrappa med ett tak, så att påföljden förblir en korrigering och inte en intäkt.
• Skriv in en omförhandlingsklausul och en ordnad avslutning: uppsägningstid, överlämning av dokumentation, nycklar och behörigheter i passersystem.
• Utse en avtalsägare hos dig med namn och mandat. Ett avtal utan ägare följs inte upp av någon, oavsett hur uppföljningen är formulerad.

Innan förfrågan går ut

Den vanliga invändningen mot en lista som den här är att den gör förfrågan tung att skriva. Det stämmer. Men arbetet ligger i det enda skede där beställaren har hela förhandlingsläget på sin sida. Efteråt är gränsdragningslistan det du hänvisar till när något är oklart, och då är den antingen skriven eller inte. Hur tjänsterna sedan paketeras under en och samma avtalspart går vi igenom i genomgången av fastighetsservicens helhetsavtal.

Senast faktagranskad: 30 juli 2026