Tre leverantörer lämnar anbud på samma förvaltningsuppdrag, och priserna skiljer sig med hundratusentals kronor om året. Det ser ut som att en leverantör är betydligt billigare, men vid närmare granskning visar det sig att de har räknat på olika saker. En har inkluderat jour dygnet runt, en annan bara kontorstid. En har prissatt kvartalsvis rondering, en annan har hoppat över den helt eftersom kravspecifikationen inte nämnde intervallet. Det billigaste anbudet var inte billigast, det var ofullständigt.
Öppna poster ger öppna tolkningar
Grundproblemet är nästan alltid detsamma som vid andra tjänsteupphandlingar: en kravspecifikation som lämnar för mycket åt läsarens fantasi. När underlaget inte definierar vilka fyra block som ingår, teknisk drift, mark och utemiljö, jour och felanmälan, som beskrivs i vår genomgång av fastighetsförvaltning, fyller varje anbudsgivare luckorna med sina egna antaganden om omfattning. Resultatet är tre anbud som besvarar tre olika frågor, även om de ser ut att besvara samma.
Lösningen är inte att skriva en längre förfrågan, utan en mer strukturerad. Branschens eget avtalssystem, Aff Forum med regelverket ABFF, ger redan ett gemensamt språk för vad tillsyn, rondering, avhjälpande underhåll och beredskap betyder. Mallen nedan bygger på samma struktur, brutet ner till fem delar som varje förfrågan bör innehålla för att anbuden ska gå att lägga sida vid sida.
De fem delarna i en jämförbar förfrågan
Först kommer objektsdata: fastighetens yta uppdelad per funktion, byggår, antal driftställen och nuvarande bemanning eller avtal, så att alla anbudsgivare räknar på samma underlag i stället för att uppskatta det själva. Därefter en tjänstekatalog per block, där varje post i teknik, mark, jour och felanmälan anges med frekvens och omfattning snarare än en allmän beskrivning. Skriv hellre ”rondering av undercentraler var fjortonde dag” än ”regelbunden tillsyn”.
Tredje delen är servicenivåerna, alltså den SLA som ska gälla. Ange separat vad som är inställelsetid och vad som är åtgärdstid, dela in fel i prioritetsklasser och skriv ut vilken nivå som gäller för respektive klass. Utan den uppdelningen kan en leverantör räkna hem ett lågt pris genom att rycka ut snabbt utan att lösa något, en skillnad vi går igenom i detalj i artikeln om SLA i förvaltningsavtal. Fjärde delen är prismodellen: be om en uppdelning per block i stället för en klumpsumma, så att du kan se vad teknik, mark, jour och felanmälan var för sig kostar och byta ut en enskild del utan att riva hela avtalet. Femte och sista delen är kvalifikationskrav och referenser, där du anger vilka certifieringar, kollektivavtal och referensuppdrag av jämförbar storlek som krävs för att anbudet ens ska prövas.
En jämförelsematris i stället för lägsta pris
När underlaget är strukturerat på det sättet blir nästa steg att sätta upp en matris där varje anbud bedöms mot samma rader: pris per block, uppfyllda servicenivåer, referensernas relevans och eventuella avvikelser från kravspecifikationen. En vanlig modell är att vikta pris till ungefär sextio procent av bedömningen och kvalitetsfaktorerna till fyrtio, men viktningen bör spegla er egen risktolerans snarare än kopieras rakt av. En fastighet med kritisk verksamhet, som vård eller kontor med skiftarbete, bör lägga tyngre vikt vid servicenivåer och beredskap än en enkel kontorsfastighet med normal kontorstid.
Poängen med matrisen är att den tvingar fram avvikelser i ljuset innan avtalet skrivs under. Ett anbud som är billigast på pappret men saknar en rad i tjänstekatalogen, eller som tolkat en servicenivå mildare än konkurrenterna, syns direkt när alla rader ligger bredvid varandra. Vill du se hur det här hänger ihop med den övergripande kartan över vad kommunerna själva lägger på lokaler och fastigheter, finns siffrorna samlade i Upphandlingskartan.
Innan förfrågan går ut
En upphandling som håller börjar inte med att jämföra offerter, den börjar med att göra offerterna jämförbara. De fem delarna, objektsdata, tjänstekatalog, servicenivåer, prismodell per block och kvalifikationskrav, kostar en eftermiddags arbete att sätta upp. Den kostnaden är låg jämfört med vad ett felaktigt vald leverantör kostar under ett flerårigt avtal, och den enda vägen att upptäcka missen innan avtalet är påskrivet i stället för efteråt.
Senast faktagranskad: 23 juli 2026