Så planerar ni kontorsflytten steg för steg

En kontorsflytt planeras baklänges från flyttdagen. Det gamla hyresavtalet styr när ni kan lämna lokalen. Flyttfirman och bredbandet bör bokas i god tid, och eftersändningen av posten ska vara beställd senast sex arbetsdagar före flytten om ni beställer på webben med BankID.

Tidsplanen räknas baklänges från flyttdagen

Innan ni skriver på det nya avtalet: läs det gamla avtalet. Säg sedan upp det i tid, så att slutdatumet passar tillträdet i den nya lokalen, se uppsägningen av lokalhyresavtalet.
Gärna ungefär tre månader före: boka flyttfirma, beställ bredband och elarbeten till den nya lokalen och fråga hyresvärden vad som ska återställas i den gamla.
Gärna ungefär en månad före: boka flyttstädning och slutbesiktning av den gamla lokalen.
Senast elva arbetsdagar före: beställ eftersändningen om ni beställer blanketter för underskrift. Vid beställning på webben med BankID räcker senast sex arbetsdagar före.
Gärna under flyttveckan: packa och säkerhetskopiera. Anmäl den nya postadressen till Bolagsverket i e-tjänsten, där ändringen kan registreras samma dag, eller skicka blanketten tidigare, eftersom handläggningstiden var tio arbetsdagar i oktober 2026.
Flyttdagen: flyttfirman flyttar allt enligt ritningen och går igenom den gamla lokalen sist, så att inget blir kvar i förråd och skåp.
Efter flytten: slutbesiktning, nycklar och återlämnad deposition.

Läs det gamla hyresavtalet innan ni skriver på det nya

Börja med att ta fram avtalet för lokalen ni har i dag. Det avgör när ni kan lämna den, och därmed hur länge ni riskerar att betala hyra för två lokaler samtidigt. Leta upp tre saker: när hyrestiden går ut, vilken uppsägningstid som gäller och vad avtalet kräver av lokalens skick när ni flyttar ut. Uppsägningstiderna och vad som händer om uppsägningen kommer för sent står i guiden om lokalhyresavtal. Säg upp avtalet skriftligt och spara beviset på att hyresvärden har fått uppsägningen.

Jämför sedan slutdatumet med tillträdesdagen i den nya lokalen. Ligger de långt isär, försök förhandla om ett senare tillträde eller en hyresfri period i den nya lokalen. Har ni ännu inte bestämt er för lokal, finns stöd för att räkna ut hur mycket yta ni behöver och vad lokalen kostar utöver kvadratmeterhyran i guiden om att hyra lokal för företaget.

Återställningen i avtalet kan bli ett bygguppdrag

Under hyrestiden ska hyresgästen vårda lokalen väl och ersätta skador som uppkommer genom vållande eller vårdslöshet, enligt jordabalken. Hur lokalen ska se ut när ni lämnar den står däremot i avtalet. Har ni byggt glasväggar, dragit el till ett serverskåp eller satt upp skyltar kan avtalet kräva att allt tas bort. Det är byggarbete, inte städning, och det behöver beställas lika tidigt som flyttfirman. Fråga hyresvärden om ni får lämna kvar något, och få svaret skriftligt. Om hyresvärden får använda depositionen till återställningen avgörs också av avtalet, se säkerheten i lokalhyresavtalet.

Boka flyttfirman i god tid före flytten

Räkna med att boka flyttfirman ungefär tre månader före flyttdagen, så att ni kan välja dag i stället för att ta den som är ledig. Gör först en inventering: vilka möbler följer med, vad ska säljas eller skänkas och vad ska till återvinning. Inventeringen är underlaget för offerten.

Begär skriftliga offerter från minst tre flyttfirmor och låt dem titta på lokalen innan de räknar.
Be om fast pris eller ett takpris, och om en lista över vad som ingår: packmaterial, nedmontering och montering av skrivbord, flytt av skärmar och datorer, bortforsling av det som inte följer med.
Kontrollera att både den gamla och den nya fastigheten har hiss, lastzon och tider då flytten får ske. Fråga båda hyresvärdarna.

Beställ bredband och elarbeten samtidigt som flyttfirman

Beställ bredband och telefoni till den nya adressen samtidigt som flyttfirman. Fråga operatören om fiber redan finns framdraget i fastigheten och be om ett skriftligt leveransdatum. Planera för en reserv, till exempel mobilt bredband, om leveransen drar ut på tiden.

Gör en ritning över den nya lokalen med varje arbetsplats, skrivare och nätverksskåp utritade. Ritningen visar var det behövs fler eluttag och nätverksuttag. Ett företag som utför elinstallationsarbete på någon annans elanläggning ska vara registrerat hos Elsäkerhetsverket. Kontrollera elföretaget i Elsäkerhetsverkets tjänst Kolla elföretaget innan ni anlitar det. Kom överens med hyresvärden om vem som beställer och betalar arbetet.

Boka flyttstädningen och slutbesiktningen med hyresvärden

Den gamla lokalen ska klara hyresvärdens slutbesiktning, och protokollet från besiktningen avgör om ni har gjort det avtalet kräver. Boka besiktningen med hyresvärden och låt städfirman delta. Gör det ungefär en månad före flyttdagen, så att städfirman hinner lämna offert på rätt omfattning. Hur ni specificerar flyttstädningen och knyter betalningen till protokollet står i guiden om flyttstädning av kontoret. Ska städning och fastighetsservice i den nya lokalen köpas in samtidigt, finns stegen i guiden om att upphandla fastighetsservice (FM-tjänster).

Eftersändningen kräver sex eller elva arbetsdagars framförhållning

Post som skickas till den gamla adressen kan följa med till den nya i tolv månader om ni beställer eftersändning hos Svensk Adressändring. Beställningen ska vara gjord senast sex arbetsdagar före flytten om den görs på webben och signeras med BankID. Beställer ni blanketter för underskrift bör beställningen göras minst elva arbetsdagar före.

För ett företag kostar eftersändningen 1 398 kronor exklusive moms för tolv månader, enligt Svensk Adressändrings prislista i oktober 2026. Vid betalning tillkommer en fakturaavgift på 49 kronor. Att bara anmäla adressändringen, utan eftersändning, kostar ingenting.

Bolagsverket registrerar den nya adressen utan avgift

Ett aktiebolag anmäler sin nya postadress till Bolagsverket, i e-tjänsten på verksamt.se eller på blankett. Ändringen kostar 0 kronor, både i e-tjänsten och på blankett. En adressändring i e-tjänsten kan registreras automatiskt samma dag. Annars var handläggningstiden för att ändra postadress tio arbetsdagar i oktober 2026.

Ett aktiebolag eller handelsbolag behöver inte anmäla den nya adressen till Skatteverket separat. Ett aktiebolag gör adressändringen hos Bolagsverket, och Skatteverket skickar sina brev till den registrerade postadressen eller till företagets digitala brevlåda.

Flyttar bolaget till en annan kommun kan ni välja att också ändra sätet. Sätet står i bolagsordningen, och en ändrad bolagsordning beslutas av bolagsstämman och måste registreras hos Bolagsverket. Registreringen kostar 1 000 kronor i e-tjänsten och 1 200 kronor på blankett. Handläggningstiden för att ändra bolagsordning var 15 arbetsdagar i oktober 2026.

Flyttveckan börjar med packningen

Märk varje låda och möbel med rum och arbetsplats enligt ritningen över den nya lokalen.
Säkerhetskopiera servrar och datorer innan de kopplas ur.
Byt adress på webbplatsen, i fakturamallen, i e-postsignaturerna och hos banken, och meddela kunder och leverantörer.
Gå igenom den gamla lokalen med flyttfirman sist, så att inget blir kvar i förråd och skåp.

Lämna nycklarna och läs besiktningsprotokollet efter flytten

Lämna tillbaka alla nycklar och passerkort mot kvitto. Gå igenom den gamla lokalen tillsammans med hyresvärden vid slutbesiktningen och läs protokollet innan någon skriver under. Rättar ni en anmärkning efteråt, be hyresvärden anteckna den som åtgärdad. Kontrollera sedan att depositionen eller bankgarantin för den gamla lokalen återlämnas enligt avtalet.

Undvik de här misstagen vid kontorsflytten

Den nya lokalen hyrs innan någon har läst när det gamla avtalet kan sägas upp, och bolaget betalar två hyror i flera månader.
Bredbandet beställs för sent, och de anställda står utan nät den första veckan.
Återställningen upptäcks först vid slutbesiktningen, och kostnaden dras från depositionen.
Eftersändningen beställs för sent, och brev från kunder och myndigheter hamnar på den gamla adressen.

Senast faktagranskad: 24 oktober 2026