En upphandling av kontorsstädning avgörs sällan i förhandlingen. Den avgörs i det ögonblick tre anbud landar på skrivbordet och visar sig omöjliga att jämföra. Ett företag har prissatt fem städtillfällen i veckan, ett annat fyra, ett tredje har räknat på en yta som inte stämmer med er ritning. Priserna skiljer sig med tiotusentals kronor per år, men skillnaden speglar olika uppdrag, inte olika skicklighet. Beställaren står då med en känsla av att välja i blindo och landar ofta i det lägsta priset, som i praktiken var det tunnaste uppdraget.
Roten till problemet är nästan alltid en vag kravspecifikation. När underlaget lämnar öppet vad som ska städas, hur ofta och till vilken kvalitet, fyller varje anbudsgivare luckorna med sina egna antaganden. Lösningen är att låsa fast tre saker innan förfrågan går ut: vilka ytor som ingår per utrymmestyp, hur ofta varje moment utförs och vilken mätbar kvalitetsnivå som gäller. Mallen nedan gör just det, och den avslutas med en matris som väger pris mot kvalitet i stället för att stirra på timpriset.
Därför blir anbuden ojämförbara
Den vanligaste konstruktionsmissen är att ställa aktivitetskrav i stället för resultatkrav. Ett aktivitetskrav säger att golvet ska moppas tre gånger i veckan. Ett resultatkrav säger vilken renhet golvet ska hålla när städaren lämnar rummet. Aktivitetskrav går att uppfylla till punkt och pricka utan att lokalen blir ren, och de går inte att följa upp objektivt eftersom två personer bedömer samma golv olika. Ni behöver båda delarna, men resultatet måste vara det överordnade kravet.
För att ett resultatkrav ska bli mätbart krävs ett gemensamt språk. Det språket heter INSTA 800.
INSTA 800 gör kvaliteten mätbar
SS-INSTA 800 är den nordiska standarden för att fastställa och bedöma städkvalitet, framtagen gemensamt i Norden och utgiven i Sverige av Swedish Institute for Standards. Poängen är att kvalitet bedöms på resultatet, alltså hur rent det faktiskt är, inte på hur ofta någon städat. Bedömningen sker utan hänvisning till tycke och smak, vilket gör det möjligt att skriva in kravet i avtalet och sedan kontrollera det oberoende.
Standarden delar in lokalen i fyra objektgrupper: golv, inventarier, väggar och tak. Enligt Almega Serviceföretagen anger den sedan sex kvalitetsnivåer, från nivå 0 som är den lägsta till nivå 5 som är den högsta. Varje nivå säger hur många föroreningar som får finnas kvar i respektive objektgrupp, och det tillåtna antalet skalar med rummets storlek så att en stor lokal tål något fler avvikelser än en liten på samma nivå. Kontroll görs genom visuell besiktning vid en normal rundvandring, kompletterad med mätning där det behövs. Ett vanligt kontor beställer typiskt nivå 3, medan en operationssal kräver nivå 5. Vill ni kunna certifiera bedömarna finns dessutom en andra del av standarden för attestering.
| INSTA 800-nivå | Innebörd i praktiken | Lämpar sig för |
|---|---|---|
| Nivå 0 | Ingen fastställd kvalitetsnivå, används sällan i städavtal | Ytor utan uttalat städkrav |
| Nivå 1 | Låg renhet, synlig smuts tillåts i stor utsträckning | Lager, källare, förråd |
| Nivå 2 | Grundläggande renhet | Trapphus, teknikutrymmen, garage |
| Nivå 3 | God renhet, endast enstaka avvikelser | Kontorsrum, korridorer, konferensrum |
| Nivå 4 | Hög renhet | Reception, matsal, känsliga miljöer |
| Nivå 5 | Mycket hög renhet, i det närmaste inga avvikelser | Renrum, operationssalar, labb |
Offertmallen
Fyll i den här tabellen med era faktiska ytor och lämna den som bilaga till förfrågan. Uppge kvadratmeter per utrymmestyp från er ritning, ange städfrekvens och sätt en kvalitetsnivå per utrymme. Då räknar alla anbudsgivare på exakt samma uppdrag.
Ytspecifikation, frekvens och kvalitetsnivå
| Utrymmestyp | Yta (kvm) | Ytor som ingår | Städfrekvens | INSTA 800-nivå |
|---|---|---|---|---|
| Kontorsrum och öppet landskap | ____ | Golv, skrivbord, papperskorgar, fönsterbrädor | Tre gånger i veckan | Nivå 3 |
| Konferensrum | ____ | Golv, bord, whiteboard, teknik | Fem gånger i veckan | Nivå 3 |
| Reception och entré | ____ | Golv, disk, glas, sittmöbler | Fem gånger i veckan | Nivå 4 |
| Kök och pentry | ____ | Bänkar, vask, golv, vitvaror utvändigt | Fem gånger i veckan | Nivå 4 |
| Toaletter | ____ | Sanitet, golv, speglar, påfyllnad förbrukning | Fem gånger i veckan | Nivå 4 |
| Korridorer och trapphus | ____ | Golv, ledstänger, kontaktytor | Tre gånger i veckan | Nivå 3 |
| Förråd och teknikrum | ____ | Golv, fria ytor | Varannan vecka | Nivå 2 |
Lägg utöver den löpande städningen in periodiska moment i en egen rad, till exempel fönsterputs två gånger om året, golvvård fyra gånger om året och en storstädning inför sommaren. Skilj alltid ut förbrukningsmateriel som papper och tvål, och ange om det ingår i priset eller faktureras separat. Just den posten är en klassisk källa till att anbud ser olika ut trots att uppdraget är detsamma.
Utvärderingsmatris
Väg anbuden mot varandra i en viktad matris i stället för att låta priset avgöra ensamt. Sätt en vikt per kriterium som summerar till hundra, poängsätt varje anbud från ett till fem och multiplicera. Ett förslag på fördelning:
| Kriterium | Vikt | Vad ni bedömer |
|---|---|---|
| Pris | 35 | Total årskostnad för det specificerade uppdraget, inte timpris |
| Kvalitetssäkring | 25 | Uppföljning enligt INSTA 800, egenkontroll, avvikelsehantering |
| Referenser och erfarenhet | 15 | Liknande kontorsuppdrag, gärna med kontaktbara beställare |
| Miljö och kemikalier | 10 | Miljömärkta produkter, dosering, avfallshantering |
| Personal och kontinuitet | 10 | Kollektivavtal, bemanning vid frånvaro, personalomsättning |
| Startplan och överlämning | 5 | Hur de tar över utan att kvaliteten dippar första månaden |
Kräv att anbudsgivaren anger vilken INSTA 800-nivå som ligger till grund för priset, och att uppföljning sker mot samma nivå. Då blir kvalitetskolumnen mer än en formulering, den blir ett tal ni kan mäta mot när avtalet väl löper.
Avslutande råd
En genomtänkt mall gör två saker samtidigt. Den tvingar er själva att bestämma vad ni faktiskt behöver, och den tvingar anbudsgivarna att räkna på samma verklighet. Skicka aldrig ut en förfrågan där ytan är ungefärlig eller kvaliteten beskriven med ord som noggrann och grundlig, eftersom sådana ord inte går att följa upp. Lägg hellre en timme extra på att fylla i ytorna korrekt än att i efterhand tvista om ett golv var rent nog.
När anbuden kommit in, räkna om varje pris till en gemensam nämnare, oftast kronor per kvadratmeter och år, så att storleksskillnader i uppdrag inte döljer sig i totalsumman. En genomgång av prismodeller per kvadratmeter hjälper er att se när ett lågt pris egentligen bygger på för få timmar, och med vår kalkylator för kontorsstädning får ni en egen referensnivå att hålla anbuden emot. Vill ni fördjupa hela kravställningen med nyckeltal för uppföljning finns det samlat i guiden om att upphandla städfirma för företag.